вторник, 9 октября 2018 г.

Про полезность Office

Решил тут написать книгу про отчетность на офисных программах для чайников.

Написал вступление и понял, что особого смысла в этом нет - кому надо, тот и так умеет, а кому не надо, тот всё равно пойдет покупать Super Mega BI Intelligence

Если коротко, то плюс офиса в том, что он есть везде, его все знают, порог вхождения невысокий, а гибкость наоборот высокая. Поэтому - если у вас не миллиарды транзакций - можно не приделывать телеге пятое колесо, внедряя специальные приложения, а отлично пользоваться тем, что и так уже куплено и освоено.

Но раз уж вступление написал, то выкладываю.

--

Всякий бизнес нуждается в отчётности. И если финансовая сторона отчётности тесно переплетена с законодательством, которое диктует форму и периодичность, отчёты о реальной деятельности предприятия никем, кроме руководства, не регламентированы. Это порождает суровую конкуренцию на рынке систем бизнес-аналитики, разнообразные фирмы бомбардируют руководителей и владельцев бизнеса предложениями купить именно их продукт. Иногда решение о покупке и внедрении системы принимается и вовсе на коррупционной основе - лицу, принимающему решение, платят за то, чтобы он сделал "нужный" выбор. Но даже если выбор был сделан честно - это не всегда означает, что он был сделан правильно. Система может быть выбрана под вкусы или умения конкретного сотрудника (который к этой системе ничем не привязан и запросто может уйти), а может быть выбрана под конкретные условия на рынке или внутри компании (которые могут измениться). И с этим выбором потом много лет вынуждены считаться все.

Между тем, специально разработанная и продаваемая система аналитики имеет три стандартных проблемы.

Первая проблема заключается в том, что это специфический продукт, для обслуживания которого нужны специфические умения. Нужно обучать сотрудников работать с этим продуктом. За доработки этого продукта нужно доплачивать. В конечном счёте весь бизнес начинает выстраиваться вокруг сложившейся системы сбора и обработки информации. Многие положительные начинания пропадают втуне или совсем не воплощаются, потому что их внедрение требует кардинальных изменений в жёстко закрепленной системе.

Вторая проблема - это слишком широкий и общий функционал таких систем. Стремясь охватить весь рынок, создатели пытаются предусмотреть как можно больше типовых возможностей, учесть какие-то требования, которые возникали у предыдущих покупателей, создать "стандартные решения". При этом большинство из них небольшой торговой или производственной компании никогда не понадобятся. Но к "стандартным решениям" придется подгонять особенности собственных бизнес-процессов (порождая монстров вида "А возврат мы делаем, оформляя продажу за отрицательную сумму"). За доработки самой системы, как упомянуто выше, нужно постоянно доплачивать, причем доработано может быть не всё.

Третья проблема - это ограниченность вывода данных. На первый взгляд система бизнес-аналитики может казаться источником бесконечно разнообразных отчётов, графиков и прочих визуальных представлений. Но рано или поздно ваши желания упираются в ограничения системы. Тогда приходится выгружать отдельные данные и обрабатывать их вручную. Например, в каком-нибудь Excel.

Именно поэтому мне представляется разумным и очевидным изначально использовать Excel (и, шире, пакет MS Offiсe) как основу для нефинансовой отчётности.

Пакет Office является золотым стандартном офисной работы - он уже есть практически на каждом компьютере, то есть его не нужно дополнительно покупать.
Большинство людей на рынке труда умеют с ним работать, стало быть, их не нужно дополнительно обучать (а даже если и нужно - обучение офисным программам значительно более доступно, чем специальные курсы по специфическим учётным системам).
В этот формат без дополнительной конвертации могут выгружать данные большинство учетных программ - то есть даже если вы вынуждены где-то использовать другую систему (или получать данные от другой системы), всё равно все эти данные могут быть просто приведены к единому стандарту, и в нём же обрабатываться.

Наконец, это очень гибкая система, в которой могут быть воплощены любые мыслимые виды отчётов и графиков. Если при этом вдруг возникнет запрос на нестандартный отчёт или график - его можно будет выстроить в той же системе, где создаются стандартные, а потом и превратить в стандартный, без лишних доработок.

Здесь я постараюсь описать два основных инструмента для создания системы внутренней отчётности компании Access и Excel. В качестве дополнительного компонента я рассматриваю MS SQL Server, поскольку Access имеет ограничение в 2 гб на объём данных, хранящихся в одном файле. Тем не менее, это не обязательная часть системы. Небольшое количество данных отлично можно хранить в файле Access, а большой объём можно разбивать на несколько файлов, создавая по базе данных раз в год, или в месяц, или в любой другой период.

Конечно, для хранения данных можно использовать и только Excel, таким образом, сэкономив на покупке пакета Office Pro. Но Excel куда хуже приспособлен для хранения данных, а создание SQL-запросов в нём просто неудобно. Поэтому без "настоящих" баз данных работа превратится в то же самое, что я описал выше про специфические системы учёта - дорогая и бессмысленная трата времени.

Комментариев нет:

Отправка комментария